سيتم الانتهاء من تنفيذ كافة الإجراءات مرة واحدة، من جمع البيانات إلى كتابة التقارير من خلال برنامج آلي

في محاولة لمعالجة جمع البيانات وتنظيمها بكفاءة، بالإضافة إلى إعداد التقارير، طورت مدينة "دايجو" برنامجًا لمعالجة البيانات وأنشأت نظام عمل ذكيًا لتقليل عبء العمل على موظفي الخدمة المدنية في المدينة.

في ربيع عام 2020، وبسبب التفشي المفاجئ لوباء كوڨيد-19، لم تقع الهيئات الإدارية فحسب في حالة من الذعر، بل تأثر القطاع الخاص أيضًا بنفس القدر حيث سارع الجميع للتعامل مع المرض. وبالنظر إلى محدودية الموارد والقوى العاملة، كان من المستحيل السيطرة على الموقف في فترة زمنية قصيرة، وعلى وجه الخصوص، لم يكن النظام المُستخدم في ذلك الوقت كافيًا لمتابعة إحصاء عدد المصابين، وتحديد الأماكن التي تعرضوا فيها للإصابة، وغير ذلك من محاولات الحصول على أحدث المعلومات عن الحالات وقت حدوثها فعليًا في سياق مواجهة انتشار كوڨيد-19 السريع. نتيجة لذلك، واجهت المدينة خطر الفراغ الإداري.

ومع ذلك، وفي وقت هذه الأزمة، توصلت مدينة "دايجو" إلى طريقة لحل مشاكلها من تلقاء نفسها من خلال إنشاء "نظام العمل الذكي لمدينة دايجو" بمشاركة الهيئات العامة والإدارية. نجح هذا النظام في تطوير عملية إحصاء حالات كوڨيد-19 وتحسينها بشكل كبير، مع التأكد من دقة العملية ذاتها. قبل استحداث هذا النظام، كانت وسيلة الهيئات الإدارية هي الاتصال بالأشخاص المعنيين بشكل فردي (عبر الهاتف أو الزيارة) للتأكد من حالة العاملين والمستخدمين في الأماكن التي تشهد عدوى جماعية أو من المحتمل جدًا حدوثها، مع العلم بأن عدد هؤلاء يزيد عن 50,000 شخص موزعين ما بين المستشفيات، ومنشآت الأشخاص ذوي الإعاقة، ومؤسسات الترفيه للبالغين. أما الآن، فيتم جمع البيانات نفسها وإدارتها من خلال نظام آلي للتعاون بين القطاعين العام والخاص.

يجمع "نظام العمل الذكي لمدينة دايجو" البيانات تلقائيًا ويعالجها إحصائيًا ويوفر البيانات إلى الشخص الإداري المسؤول حال قيام مديري المرافق والمؤسسات أو المستخدمين المستهدفين بإدخال معلومات الحالات الحالية الخاصة بهم في شكل استبيان عبر الإنترنت. قبل استحداث هذا النظام، كان من الصعب مشاركة المعلومات ذات الصلة، حيث كان على المسؤولين الإداريين فحص وتأكيد البيانات التي يتم جمعها بشكل فردي. وبفضل "نظام العمل الذكي لمدينة دايجو"، تم تنظيم هذه العملية وأتمتتها (ميكنتها)، مما أدى إلى تقليل عبء العمل على المسؤولين الإداريين وزيادة كفاءة إدارة البيانات.

عادةً ما يتم بناء مثل هذه الأنظمة من خلال تخصيص ميزانية منفصلة من قبل الهيئات الإدارية، لكن "نظام العمل الذكي لمدينة دايجو" حظي بقدر كبير من الثناء نظرًا لأنه قد تم بناؤه بدون تخصيص ميزانية منفصلة. في شهر يونيو، تم اختياره كمشروع ابتكار رئيسي في مدينة "دايجو" في مجال الابتكار الميداني لتحسين الثقافة المؤسسية، الذي أجرته وزارة الداخلية والسلامة، حيث تلقى تعليقات رائعة من أعضاء لجنة التقييم.

في شهر يناير (كانون ثاني)، قام "فريق الإدارة الذكية للكوارث" في مدينة "دايجو" – وهو منظمة مؤقتة تم إطلاقها من أجل الاستخدام الفعّال وإدارة المعلومات المتعلقة بالكوارث – ببرمجة وبناء نظام عمل ذكي مباشرةً. يخطط الفريق لتطوير النظام بحيث يمكن استخدامه، من خلال منصة السلامة في حالات الكوارث في المدينة Safe High So (Center)، للتعامل ليس فقط مع الأمراض المعدية ولكن أيضًا لإدارة الكوارث الطبيعية مثل موجات الحرارة، وحتى المهام العامة.

قال جيونغ هان-كيو، مسؤول سياسة السلامة في دايجو: "سيكون "نظام العمل الذكي لمدينة دايجو" مثالاً عمليًا للإدارة النشطة التي تتغلب على أوجه القصور في حسن تنفيذ إجراءات العمل الحالية وتحل المشكلات بإمكانياتها الذاتية من خلال وضع خطط للتطوير والتحسين". وأضاف: "نتوقع أن يتم تطبيق هذا النظام على مناطق الخدمة الإدارية المختلفة لتخفيف عبء العمل على الأهالي".